V E D T E K T E R

 

for

 

Hovin Rotary Klubb

Revidert 6. desember 2012

i henhold til enstemmig vedtak på beslutningsdyktig klubbmøte.

 

Vedtektene er utarbeidet med basis i et anbefalt forslag fra Rotary International. De er spesielle for Hovin Rotary Klubb og er et supplement til klubblovene som gjelder for alle klubber. Klubblovene finnes inntatt i sin helhet i Norsk Rotary Årbok.

Ved siden av klubblover og vedtekter har Hovin Rotary Klubb egne retningslinjer for driften av klubben.

 

Artikkel I. Styre

 

1. Sammensetning.

     Styret består av president, visepresident (innkommende president), past president, sekretær og kasserer.

2. Valg.

Klubben har en valgkomité bestående av fungerende president og de to foregående presidenter. Den som har høyest ansiennitet skal være leder. Valgkomiteen skal fremme forslag på kandidater til president, visepresident, sekretær og kasserer. Valgkomiteen skal også fremme forslag på revisor. Valgkomiteens skriftlige forslag skal tilstilles alle medlemmer senest en uke før valget. Valget skal finne sted på det årlige møte for valg. Dette skal holdes senest innen utgangen av desember. Valget skal foregå skriftlig dersom noen krever det.

3. Ledighet.

Ledighet i styret skal fylles slik som de gjenværende styremedlemmer bestemmer.

4. Styrets oppgaver.

Styret skal ivareta klubbens anliggender og representere denne utad. Det skal lede klubbens virksomhet i samsvar med klubbens lover, vedtekter og retningslinjer.

 

 

Artikkel II. Administrasjon

 

Klubbens administrasjon utøves av styret med støtte av komitélederne.

 

1. Oppgavene til medlemmene i administrasjonen er:

·         Presidenten. Det er presidentens plikt å lede møtene i klubben og i styret og utføre de oppgavene som er beskrevet i retningslinjene for driften av klubben.

·         Visepresidenten. Det er visepresidentens plikt å lede møtene i klubben og i styret i presidentens fravær, og å utføre de oppgavene som er beskrevet i retningslinjene for driften av klubben.

·         Sekretæren. Det er sekretærens plikt å føre medlemsfortegnelse, føre fremmøte ved møte, sende innkallinger til møte i styret, skrive og oppbevare referater fra slike møter, skrive de fastsatte rapporter til Rotary International, herunder den halvårlige rapport om medlemskap 1. januar og l. juli, samt melding 1. oktober og 1. april om alle nye aktive medlemmer som er innvalgt siden begynnelsen av den halvårlige rapporteringsperioden i juli eller januar samt sende melding om endring av medlemskap. Sørge for den månedlige fremmøterapport som skal sendes til distriktsguvernøren senest 15 dager etter det siste møte i måneden. Sekretæren skal dessuten utføre de oppgavene som er beskrevet i retningslinjene for driften av klubben.

·         Kassereren. Det er kassererens plikt å ta vare på alle klubbens midler, og å utføre de oppgavene som er beskrevet i retningslinjene for driften av klubben.

2. Når han/hun slutter som president, visepresident, sekretær eller kasserer, skal han/hun overlevere til sin etterfølger, eller til presidenten, all klubbeiendom som er i hans/hennes besittelse.

 

 

Artikkel III. Møter

 

l. Det årlige møte for valg skal holdes innen utgangen av desember.

2. De regulære ukentlige møter skal holdes på torsdager kl. 11.45 til 12.45.

Varsel om forandringer eller sløyfing av regulære klubbmøter skal gis til alle klubbens medlemmer og det skal være informasjon i eller ved klubblokalet for eventuelle gjester. Slik informasjon skal også, så langt mulig, finnes på klubbens hjemmeside på Internett og sendes til medlemmene med e-post og med SMS.

3. Ordinære styremøter skal holdes etter behov, fortrinnsvis en gang pr. kvartal. Ekstraordinære styremøter skal innkalles av presidenten når det er nødvendig, eller etter anmodning av to styremedlemmer, etter at tilbørlig varsel er gitt.

 

 

Artikkel IV. Avstemning. Beslutningsdyktighet

 

Det stemmes muntlig over klubbens anliggender unntatt ved valg. Valg skal foregå skriftlig hvis det fremsettes krav om det.

Ved valgmøter og ordinære møter er forsamlingen beslutningsdyktig når minst en tredjedel av medlemmene er til stede.

Styret er beslutningsdyktig når et flertall av styrets medlemmer er til stede.

 

 

Artikkel V. Kontingent

 

Kontingenten og lunsjkostnader fastsettes av klubbmøtet i forbindelse med behandlingen av budsjettet og betales halvårlig innen utgangen av august og tilsvarende i februar. Ved permisjon i 6 måneder eller mer betales bare kontingenten.

 

 

Artikkel VI. Fire Tjenesteområder

 

De fire Tjenesteområdene utgjør det filosofiske og praktiske rammeverk for klubbens arbeid.

• Klubbtjeneste omfatter den aktivitet et medlem bør utvise i klubben for å bidra til at den virker hensiktsmessig.
• Yrkestjeneste har som formål å fremme en høy etisk standard i yrke og fag, erkjenne hver gagnlig virksomhets verdi, fostre tjene-idealet i utøvelsen av ethvert yrke.
• Samfunnstjeneste omfatter forskjellig innsats som medlemmene gjør, også sammen med andre, for å forbedre livskvaliteten til dem som bor i klubbens distrikt.
• Internasjonal tjeneste omfatter de aktiviteter som medlemmene gjør for å bedre internasjonal forståelse, god vilje og fred ved å gå inn for omgang med mennesker fra andre land, lære om deres kultur, skikker, ferdigheter, håp og problemer gjennom lesning og korrespondanse og gjennom samarbeid i alle klubbaktiviteter og prosjekter som er utformet for å hjelpe folk i andre land.

 

 

Artikkel VII. Komiteer

 

a. Komiteenes oppgave er å oppnå klubbens mål innen de fire tjenesteområder.

b. Innkommende president er ansvarlig for oppnevning av leder og medlemmer i klubbens komiteer samt holde planleggingsmøter før starten på sitt presidentår.

c. Hvor det er mulig eller praktisk, bør det ved oppnevnelsen tas hensyn til kontinuiteten, ved at ett eller flere medlemmer gis forlenget tjenestetid.

d. Klubben har følgende faste komiteer:

• Programkomiteen
• Komiteen for drift av klubben
• Medlemskap-, fest - og kameratskapskomiteen
• Kommunikasjonskomiteen
• Serviceprosjektkomiteen med Rotaryfondet (The Rotary Foundation (TRF))

e. Presidenten oppnevner også, med styrets godkjennelse, komiteer for spesielle aktiviteter innen klubben.

f. Presidenten har i kraft av sitt verv møterett i alle komiteer og har som sådan alle rettigheter.

g. Enhver komité skal behandle slike saker som er tillagt den ifølge vedtekter og retningslinjer, og slike saker som blir overlatt den av presidenten eller styret. Uten fullmakt fra styret skal ingen komité sette i gang arbeid før rapport er avgitt til styret og godkjent av dette.

h.Visepresidenten har i kraft av sitt verv møterett i alle komiteer.

i. Årsberetning, dokumentasjon mm

Lederne for alle komiteer skal avgi en skriftlig beretning om den virksomhet som har foregått i året.

For alle faste komiteer skal det være en egen mappe/perm som skal inneholde en kopi av årsberetningen, referater fra møter og ellers alle de dokumenter som naturlig skal oppbevares for ettertiden. Det er vedkommende leders ansvar å holde mappen a jour og overlevere den til etterfølgeren ved rotaryårets slutt.

 

 

Artikkel VIII. Komiteenes plikter

 

1. Programkomiteen

Programkomiteen skal sørge for å lage halvårlige program som skal foreligge ferdig i god tid før halvåret begynner. Komiteen skal også følge opp foredragsholdere og klarlegge krav til teknisk utstyr.

 

2. Komiteen for drift av klubben

Komiteen skal sørge for en effektiv drift av klubbens møter og andre arrangementer og aktiviteter, herunder møtelokale med utstyr, og servering på møtene.

 

3. Medlemskap-, fest - og kameratskapskomiteen

Komiteen skal vurdere alle forslag til medlemskap fra den personlige side og skal inngående undersøke karakter-, forretnings-, sosial- og samfunnsmessig holdning og alminnelige valgbarhet for alle personer som foreslåes som medlemmer, og skal rapportere sine beslutninger om alle ansøkninger til styret.

Komiteen skal ha en oversikt over klubbens dekkede og udekkede klassifikasjoner og utarbeide en liste over klassifikasjoner som ønskes dekket. Den skal, når det er nødvendig, vurdere de eksisterende klassifikasjoner i klubben og skal rådslå med styret i alle spørsmål om klassifikasjoner.

Komiteen skal gjennomføre positive tiltak for å fremme rekruttering og legge frem for styret navnene på egnede personer som kan fylle åpne klassifikasjoner.

Komiteen skal fremme bekjentskap og vennskap mellom medlemmene og fremme medlemmenes deltagelse i organiserte Rotary fritids- og festaktiviteter, og utføre slikt arbeid ifølge klubbens alminnelige formål som det blir bestemt av presidenten eller av styret.

 

4. Kommunikasjonskomiteen

Kommunikasjonsomiteen skal utvikle og iverksette planer for å informere offentligheten om Rotary og fremme klubbens serviceprosjekter og virksomheter.

 

5. Serviceprosjektkomiteen med Rotaryfondet (The Rotary Foundation (TRF))

Serviceprosjektkomiteen skal utvikle og iverksette utdannelsesprosjekter, så vel humanitære som yrkesrelaterte, rettet mot behovene i eget samfunn og samfunn i andre land.

Komiteen skal dessuten utvikle planer for støtte til Rotaryfondet (TRF) gjennom økonomiske bidrag og søke støtte fra Rotaryfondet (TRF) til deltakelse i prosjekter.

 

 

Artikkel IX. Tillatelse til fravær

 

Ved skriftlig søknad til styret, med gode og gyldige grunner, kan tillatelse til fravær bli gitt, slik at et medlem fritas for å være til stede ved møter i klubben for et nærmere bestemt tidsrom.

 

 

Artikkel X. Finanser

 

1. Kassereren skal sette alle penger inn i en bank som styret bestemmer.

2. Klubbens regnskapsår skal være l. juli til 30. juni og skal for innkreving av medlemskontingenten deles i to halvårsperioder fra l. juli til 31. desember og l. januar til 30. juni. Betaling av per kapita avgift og tidsskriftabonnement til Rotary International skal gjøres hvert år den l. juli og den l. januar på basis av de medlemstall klubben har på disse datoer.

3. Ved begynnelsen av hvert regnskapsår skal styret utarbeide eller la utarbeide et budsjett over antatte inntekter og utgifter for året, som, når det er godkjent av styret, betegner grensen for utgiftene til de forskjellige formål unntatt når annet er besluttet av styret

 

 

Artikkel XI. Fremgangsmåten for valg av medlemmer

 

l. Aktive medlemmer

Forslag på eventuelt nytt medlem kan fremsettes av alle aktive medlemmer, eller av medlemskapskomiteen. Forslaget skal oversendes styret skriftlig gjennom klubbens sekretær. Forslaget behandles konfidensielt, unntatt når annerledes er forutsatt i denne fremgangsmåten.

Styret skal anmode medlemskapskomiteen om å vurdere og rapportere til styret om valgbarheten av det foreslåtte medlem ut fra et klassifikasjonssynspunkt, og skal videre anmode medlemskapskomiteen om å undersøke og meddele muntlig til styret om valgbarheten av det foreslåtte medlem ut fra karakter-, forretningsmessig- og sosialt synspunkt.

Styret skal vurdere og godta eller ikke godta uttalelsene fra medlemskapskomiteen og skal så underrette forslagsstilleren gjennom sekretæren om sin beslutning.

Hvis styrets beslutning er positiv, skal forslagsstilleren informere det foreslåtte medlem om Rotarys formål og om de rettigheter og plikter som medlemskap i klubben medfører. Deretter blir det foreslåtte medlem anmodet om å gi sin tillatelse til at hans navn og den foreslåtte klassifikasjon blir offentliggjort i klubben.

Hvis ingen begrunnet skriftlig innvendig mot forslaget er mottatt av styret fra noe medlem av klubben innen 10 dager etter offentliggjørelsen av det foreslåtte medlems navn, skal det foreslåtte medlem ansees å være valgt til medlem.

Hvis noen innvending er innlevert til styret, skal styret vurdere innvendingen i et vanlig eller i et spesielt styremøte og skal der stemme skriftlig over det foreslåtte medlem. Hvis det ikke er mer enn 2 negative stemmer av de styremedlemmene som er til stede ved et slikt vanlig eller spesielt styremøte, skal det foreslåtte medlem ansees å være valgt til medlem.

Når nytt medlem er valgt, skal klubbens sekretær utstede et medlemskort og rapportere hans navn til generalsekretæren for Rotary International.

Medlemmet skal bli introdusert som et nytt medlem på et regulært klubbmøte.

2. Æresmedlemmer

Klubben kan i henhold til klubblovene utnevne æresmedlemmer foreslått av styret.

 

 

Artikkel XII. Beslutninger

 

Ingen resolusjon og intet forslag som fremsettes i forbindelse med en hvilken som helst sak skal behandles i klubben før den har vært vurdert av styret. Slike resolusjoner eller forslag, hvis de fremsettes på et klubbmøte, skal oversendes styret uten diskusjon. Unntatt fra disse reglene er forslag på kandidater ved valg.

 

 

Artikkel XIII. Forretningsorden for møtene

 

·         Møtet åpnes.

• Introduksjon av besøkende rotarianere.
• Korrespondanse, meddelelser og rotaryinformasjon.
• Eventuelle komitérapporter.
• Ikke ferdigbehandlede saker.
• Nye saker.
• Foredrag eller annen form for program.
• Møtet heves.

 

 

Artikkel XIV. Endringer

 

Disse vedtekter kan bli endret med to tredjedels flertall på et hvilket som helst ordinært møte, hvor et beslutningsdyktig antall medlemmer er tilstede, forutsatt at underretning om slik foreslått endring har vært postsendt til hvert enkelt medlem minst ti dager før møtet. Ingen endring i, eller tillegg til disse vedtekter kan gjøres som ikke er i samsvar med klubblovene eller med lover og vedtekter for Rotary International.