KLUBBEN / OM KLUBBEN

Hovin rotary klubb

Rotarys ide bygger på det verdifulle ved å møte mennesker fra forskjellige yrker og bransjer

Hovin Rotary Klubb

har for tiden medlemmer fra følgende forskjellige yrker og bransjer:

 

 arkitekt, baker, dagligvare, data, eiendom, entreprenør, elektronikk, fine food, handelsvirksomhet, informasjonsteknologi, investor, jernvare, klær, mote, konditor, markedsanalyse, lederutvikling, låsspesialist, opplæring, organisasjon, rørlegger, sko, sikkerhet, tollvesen.

På klubbens ukentlige møter treffer medlemmene gode venner og drøfter aktuelle temaer.

Eksempler på temaer fra foregående år:

Foredrag og kåserier om

Gatemegling i Sør-Amerika, Økernhjemmet-prosjekt Demenslandsby, Gamle våpen, Utviklingen i rørleggerfaget, Låser i pengeskap, Telepati, klarsyn og andre parapsykologiske fenomener, Sølv og Håndtverk, Trenger vi filosofien, Øyern – Norges viktigste våtmarksområde, Festen er over - Vesten er blakk - Hvorfor gikk det så galt?, Økonomisk Utsyn, Parasykologi i et historisk perspektiv, Hva skjer med Økern senter, Livskvalitet, Elektronikkbransjen,  Norske mynter, Kokkemetoden Sous Vide, Kristendom og Islam, Solcellepaneler i Kamerun, Riksoperaen, BAMA som hovedsponsor, Ta vare på livshistorien, Eiendom og utleie, Økonomisk situasjon, Låsteknologi, Sosiale medier, Fagbevegelsens rolle i samfunnet, NRKs dokumentarprogram, Svart arbeid og sosial dumping og Korn- og brødvarer

Bedriftsbesøk: Klemetsrudanlegget, Kuben yrkesarena, SIKKERHET & DESIGN og Statistisk Sentralbyrå.

Gjennom forskjellige prosjekter sørger Rotary for å hjelpe til med løsningen av lokale og globale utfordringer.

Hovin RK har for tiden to egne prosjekter, det ene er å støtte fotballskolen på Lørenbanen og det andre er støtte til skolegang for en gutt i Uganda.

Klubben ble stiftet 2. september 1983 med Groruddalen Rotaryklubb som charterklubb.

Klubb nr. 21183

   ¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤              

V E D T E K T E R

 

for

 

Hovin Rotary Klubb

Revidert 6. desember 2012

i henhold til enstemmig vedtak på beslutningsdyktig klubbmøte.

 

Vedtektene er utarbeidet med basis i et anbefalt forslag fra Rotary International. De er spesielle for Hovin Rotary Klubb og er et supplement til klubblovene som gjelder for alle klubber. Klubblovene finnes inntatt i sin helhet i Norsk Rotary Årbok.

Ved siden av klubblover og vedtekter har Hovin Rotary Klubb egne retningslinjer for driften av klubben.

 

Artikkel I. Styre

 

1. Sammensetning.

     Styret består av president, visepresident (innkommende president), past president, sekretær og kasserer.

2. Valg.

Klubben har en valgkomité bestående av fungerende president og de to foregående presidenter. Den som har høyest ansiennitet skal være leder. Valgkomiteen skal fremme forslag på kandidater til president, visepresident, sekretær og kasserer. Valgkomiteen skal også fremme forslag på revisor. Valgkomiteens skriftlige forslag skal tilstilles alle medlemmer senest en uke før valget. Valget skal finne sted på det årlige møte for valg. Dette skal holdes senest innen utgangen av desember. Valget skal foregå skriftlig dersom noen krever det.

3. Ledighet.

Ledighet i styret skal fylles slik som de gjenværende styremedlemmer bestemmer.

4. Styrets oppgaver.

Styret skal ivareta klubbens anliggender og representere denne utad. Det skal lede klubbens virksomhet i samsvar med klubbens lover, vedtekter og retningslinjer.

 

 

Artikkel II. Administrasjon

 

Klubbens administrasjon utøves av styret med støtte av komitélederne.

 

1. Oppgavene til medlemmene i administrasjonen er:

·         Presidenten. Det er presidentens plikt å lede møtene i klubben og i styret og utføre de oppgavene som er beskrevet i retningslinjene for driften av klubben.

·         Visepresidenten. Det er visepresidentens plikt å lede møtene i klubben og i styret i presidentens fravær, og å utføre de oppgavene som er beskrevet i retningslinjene for driften av klubben.

·         Sekretæren. Det er sekretærens plikt å føre medlemsfortegnelse, føre fremmøte ved møte, sende innkallinger til møte i styret, skrive og oppbevare referater fra slike møter, skrive de fastsatte rapporter til Rotary International, herunder den halvårlige rapport om medlemskap 1. januar og l. juli, samt melding 1. oktober og 1. april om alle nye aktive medlemmer som er innvalgt siden begynnelsen av den halvårlige rapporteringsperioden i juli eller januar samt sende melding om endring av medlemskap. Sørge for den månedlige fremmøterapport som skal sendes til distriktsguvernøren senest 15 dager etter det siste møte i måneden. Sekretæren skal dessuten utføre de oppgavene som er beskrevet i retningslinjene for driften av klubben.

·         Kassereren. Det er kassererens plikt å ta vare på alle klubbens midler, og å utføre de oppgavene som er beskrevet i retningslinjene for driften av klubben.

2. Når han/hun slutter som president, visepresident, sekretær eller kasserer, skal han/hun overlevere til sin etterfølger, eller til presidenten, all klubbeiendom som er i hans/hennes besittelse.

 

 

Artikkel III. Møter

 

l. Det årlige møte for valg skal holdes innen utgangen av desember.

2. De regulære ukentlige møter skal holdes på torsdager kl. 11.45 til 12.45.

Varsel om forandringer eller sløyfing av regulære klubbmøter skal gis til alle klubbens medlemmer og det skal være informasjon i eller ved klubblokalet for eventuelle gjester. Slik informasjon skal også, så langt mulig, finnes på klubbens hjemmeside på Internett og sendes til medlemmene med e-post og med SMS.

3. Ordinære styremøter skal holdes etter behov, fortrinnsvis en gang pr. kvartal. Ekstraordinære styremøter skal innkalles av presidenten når det er nødvendig, eller etter anmodning av to styremedlemmer, etter at tilbørlig varsel er gitt.

 

 

Artikkel IV. Avstemning. Beslutningsdyktighet

 

Det stemmes muntlig over klubbens anliggender unntatt ved valg. Valg skal foregå skriftlig hvis det fremsettes krav om det.

Ved valgmøter og ordinære møter er forsamlingen beslutningsdyktig når minst en tredjedel av medlemmene er til stede.

Styret er beslutningsdyktig når et flertall av styrets medlemmer er til stede.

 

 

Artikkel V. Kontingent

 

Kontingenten og lunsjkostnader fastsettes av klubbmøtet i forbindelse med behandlingen av budsjettet og betales halvårlig innen utgangen av august og tilsvarende i februar. Ved permisjon i 6 måneder eller mer betales bare kontingenten.

 

 

Artikkel VI. Fire Tjenesteområder

 

De fire Tjenesteområdene utgjør det filosofiske og praktiske rammeverk for klubbens arbeid.

• Klubbtjeneste omfatter den aktivitet et medlem bør utvise i klubben for å bidra til at den virker hensiktsmessig.
• Yrkestjeneste har som formål å fremme en høy etisk standard i yrke og fag, erkjenne hver gagnlig virksomhets verdi, fostre tjene-idealet i utøvelsen av ethvert yrke.
• Samfunnstjeneste omfatter forskjellig innsats som medlemmene gjør, også sammen med andre, for å forbedre livskvaliteten til dem som bor i klubbens distrikt.
• Internasjonal tjeneste omfatter de aktiviteter som medlemmene gjør for å bedre internasjonal forståelse, god vilje og fred ved å gå inn for omgang med mennesker fra andre land, lære om deres kultur, skikker, ferdigheter, håp og problemer gjennom lesning og korrespondanse og gjennom samarbeid i alle klubbaktiviteter og prosjekter som er utformet for å hjelpe folk i andre land.

 

 

Artikkel VII. Komiteer

 

a. Komiteenes oppgave er å oppnå klubbens mål innen de fire tjenesteområder.

b. Innkommende president er ansvarlig for oppnevning av leder og medlemmer i klubbens komiteer samt holde planleggingsmøter før starten på sitt presidentår.

c. Hvor det er mulig eller praktisk, bør det ved oppnevnelsen tas hensyn til kontinuiteten, ved at ett eller flere medlemmer gis forlenget tjenestetid.

d. Klubben har følgende faste komiteer:

• Programkomiteen
• Komiteen for drift av klubben
• Medlemskap-, fest - og kameratskapskomiteen
• Kommunikasjonskomiteen
• Serviceprosjektkomiteen med Rotaryfondet (The Rotary Foundation (TRF))

e. Presidenten oppnevner også, med styrets godkjennelse, komiteer for spesielle aktiviteter innen klubben.

f. Presidenten har i kraft av sitt verv møterett i alle komiteer og har som sådan alle rettigheter.

g. Enhver komité skal behandle slike saker som er tillagt den ifølge vedtekter og retningslinjer, og slike saker som blir overlatt den av presidenten eller styret. Uten fullmakt fra styret skal ingen komité sette i gang arbeid før rapport er avgitt til styret og godkjent av dette.

h.Visepresidenten har i kraft av sitt verv møterett i alle komiteer.

i. Årsberetning, dokumentasjon mm

Lederne for alle komiteer skal avgi en skriftlig beretning om den virksomhet som har foregått i året.

For alle faste komiteer skal det være en egen mappe/perm som skal inneholde en kopi av årsberetningen, referater fra møter og ellers alle de dokumenter som naturlig skal oppbevares for ettertiden. Det er vedkommende leders ansvar å holde mappen a jour og overlevere den til etterfølgeren ved rotaryårets slutt.

 

 

Artikkel VIII. Komiteenes plikter

 

1. Programkomiteen

Programkomiteen skal sørge for å lage halvårlige program som skal foreligge ferdig i god tid før halvåret begynner. Komiteen skal også følge opp foredragsholdere og klarlegge krav til teknisk utstyr.

 

2. Komiteen for drift av klubben

Komiteen skal sørge for en effektiv drift av klubbens møter og andre arrangementer og aktiviteter, herunder møtelokale med utstyr, og servering på møtene.

 

3. Medlemskap-, fest - og kameratskapskomiteen

Komiteen skal vurdere alle forslag til medlemskap fra den personlige side og skal inngående undersøke karakter-, forretnings-, sosial- og samfunnsmessig holdning og alminnelige valgbarhet for alle personer som foreslåes som medlemmer, og skal rapportere sine beslutninger om alle ansøkninger til styret.

Komiteen skal ha en oversikt over klubbens dekkede og udekkede klassifikasjoner og utarbeide en liste over klassifikasjoner som ønskes dekket. Den skal, når det er nødvendig, vurdere de eksisterende klassifikasjoner i klubben og skal rådslå med styret i alle spørsmål om klassifikasjoner.

Komiteen skal gjennomføre positive tiltak for å fremme rekruttering og legge frem for styret navnene på egnede personer som kan fylle åpne klassifikasjoner.

Komiteen skal fremme bekjentskap og vennskap mellom medlemmene og fremme medlemmenes deltagelse i organiserte Rotary fritids- og festaktiviteter, og utføre slikt arbeid ifølge klubbens alminnelige formål som det blir bestemt av presidenten eller av styret.

 

4. Kommunikasjonskomiteen

Kommunikasjonsomiteen skal utvikle og iverksette planer for å informere offentligheten om Rotary og fremme klubbens serviceprosjekter og virksomheter.

 

5. Serviceprosjektkomiteen med Rotaryfondet (The Rotary Foundation (TRF))

Serviceprosjektkomiteen skal utvikle og iverksette utdannelsesprosjekter, så vel humanitære som yrkesrelaterte, rettet mot behovene i eget samfunn og samfunn i andre land.

Komiteen skal dessuten utvikle planer for støtte til Rotaryfondet (TRF) gjennom økonomiske bidrag og søke støtte fra Rotaryfondet (TRF) til deltakelse i prosjekter.

 

 

Artikkel IX. Tillatelse til fravær

 

Ved skriftlig søknad til styret, med gode og gyldige grunner, kan tillatelse til fravær bli gitt, slik at et medlem fritas for å være til stede ved møter i klubben for et nærmere bestemt tidsrom.

 

 

Artikkel X. Finanser

 

1. Kassereren skal sette alle penger inn i en bank som styret bestemmer.

2. Klubbens regnskapsår skal være l. juli til 30. juni og skal for innkreving av medlemskontingenten deles i to halvårsperioder fra l. juli til 31. desember og l. januar til 30. juni. Betaling av per kapita avgift og tidsskriftabonnement til Rotary International skal gjøres hvert år den l. juli og den l. januar på basis av de medlemstall klubben har på disse datoer.

3. Ved begynnelsen av hvert regnskapsår skal styret utarbeide eller la utarbeide et budsjett over antatte inntekter og utgifter for året, som, når det er godkjent av styret, betegner grensen for utgiftene til de forskjellige formål unntatt når annet er besluttet av styret

 

 

Artikkel XI. Fremgangsmåten for valg av medlemmer

 

l. Aktive medlemmer

Forslag på eventuelt nytt medlem kan fremsettes av alle aktive medlemmer, eller av medlemskapskomiteen. Forslaget skal oversendes styret skriftlig gjennom klubbens sekretær. Forslaget behandles konfidensielt, unntatt når annerledes er forutsatt i denne fremgangsmåten.

Styret skal anmode medlemskapskomiteen om å vurdere og rapportere til styret om valgbarheten av det foreslåtte medlem ut fra et klassifikasjonssynspunkt, og skal videre anmode medlemskapskomiteen om å undersøke og meddele muntlig til styret om valgbarheten av det foreslåtte medlem ut fra karakter-, forretningsmessig- og sosialt synspunkt.

Styret skal vurdere og godta eller ikke godta uttalelsene fra medlemskapskomiteen og skal så underrette forslagsstilleren gjennom sekretæren om sin beslutning.

Hvis styrets beslutning er positiv, skal forslagsstilleren informere det foreslåtte medlem om Rotarys formål og om de rettigheter og plikter som medlemskap i klubben medfører. Deretter blir det foreslåtte medlem anmodet om å gi sin tillatelse til at hans navn og den foreslåtte klassifikasjon blir offentliggjort i klubben.

Hvis ingen begrunnet skriftlig innvendig mot forslaget er mottatt av styret fra noe medlem av klubben innen 10 dager etter offentliggjørelsen av det foreslåtte medlems navn, skal det foreslåtte medlem ansees å være valgt til medlem.

Hvis noen innvending er innlevert til styret, skal styret vurdere innvendingen i et vanlig eller i et spesielt styremøte og skal der stemme skriftlig over det foreslåtte medlem. Hvis det ikke er mer enn 2 negative stemmer av de styremedlemmene som er til stede ved et slikt vanlig eller spesielt styremøte, skal det foreslåtte medlem ansees å være valgt til medlem.

Når nytt medlem er valgt, skal klubbens sekretær utstede et medlemskort og rapportere hans navn til generalsekretæren for Rotary International.

Medlemmet skal bli introdusert som et nytt medlem på et regulært klubbmøte.

2. Æresmedlemmer

Klubben kan i henhold til klubblovene utnevne æresmedlemmer foreslått av styret.

 

 

Artikkel XII. Beslutninger

 

Ingen resolusjon og intet forslag som fremsettes i forbindelse med en hvilken som helst sak skal behandles i klubben før den har vært vurdert av styret. Slike resolusjoner eller forslag, hvis de fremsettes på et klubbmøte, skal oversendes styret uten diskusjon. Unntatt fra disse reglene er forslag på kandidater ved valg.

 

 

Artikkel XIII. Forretningsorden for møtene

 

·         Møtet åpnes.

• Introduksjon av besøkende rotarianere.
• Korrespondanse, meddelelser og rotaryinformasjon.
• Eventuelle komitérapporter.
• Ikke ferdigbehandlede saker.
• Nye saker.
• Foredrag eller annen form for program.
• Møtet heves.

 

 

Artikkel XIV. Endringer

 

Disse vedtekter kan bli endret med to tredjedels flertall på et hvilket som helst ordinært møte, hvor et beslutningsdyktig antall medlemmer er tilstede, forutsatt at underretning om slik foreslått endring har vært postsendt til hvert enkelt medlem minst ti dager før møtet. Ingen endring i, eller tillegg til disse vedtekter kan gjøres som ikke er i samsvar med klubblovene eller med lover og vedtekter for Rotary International.

¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤

RETNINGSLINJER

for driften av

Hovin Rotary Klubb

 

(Forhold og tradisjoner som vanligvis ikke fremgår av lover og vedtekter)

Revidert 6. desember 2012

 

Alle medlemmer i Hovin Rotary Klubb skal ha et eksemplar av disse retningslinjene.

 

Bakgrunn

Rotarys prinsipp om rotasjon har mange gode sider, men byr også på svakheter.

En av svakhetene ligger i at det ferske styret for hvert rotaryår risikerer å ikke få med seg alle tradisjonene.

De nedenstående retningslinjene har til hensikt å opprettholde god kontinuitet i driften av klubben.

 

Klubben

Klubben er en selvstyrt enhet. Den skal operere innenfor den klubblov som er vedtatt av Rotary International som lov for alle Rotaryklubber og Hovin Rotaryklubbs egne vedtekter.

Alle medlemmene skal ha klubbens vedtekter.

 

Medlemmene

·         Medlemmene bærer rotarymerket så ofte det er praktisk mulig.

·         Medlemmene forholder seg til de retningslinjer som er gitt for gjennomføringen av møtene, bruk av klubblokalet og dets omgivelser, bruk av parkeringsplass.

 

Nye medlemmer. Faddere

·         Opptak av nye medlemmer ledes av presidenten. Opptaksseremonien (se retningslinjer for seremonier) skal ha en verdig ramme og bidra til at nye medlemmer føler seg vel i klubben. Det medlem som har vært forslagstiller, fadderen, skal gi en kort presentasjon av det nye medlemmet. Etter samråd med presidenten kan denne gi denne presentasjonen.

·         Fadderne har en spesiell plikt til å innføre vedkommende nye medlem i Rotarys arbeid og i klubbens virksomhet. Herunder er det særlig viktig å gjøre vedkommende kjent med de øvrige medlemmene. Disse skal, på sin side, bidra til at nye medlemmer føler seg hjemme i klubben.

 

Styret

·         Styret består av president, visepresident (innkommende president), past president, sekretær og kasserer.

·         Det føres protokoll over styremøtene, og denne overleveres ved presidentskiftet.

·         I praksis ivaretas klubbens administrative oppgaver av president, visepresident, sekretær og kasserer med støtte av komitélederne.

·         Styret sørger for å markere et medlems runde år.

·         Styret sender blomster med skriftlig hilsen eller overrekker blomster, hvis et medlem blir innlagt på sykehus, eventuelt blir bundet til hjemmet på grunn av en vesentlig sykdom.

·         Styret sørger for bårebukett (eller en gave til oppgitt formål) i forbindelse med et medlems bisettelse/begravelse. I tilfelle medlems ektefelles eller barns død, sendes blomster til hjemmet, eventuelt til båren.

·         Det betales for president, visepresident og sekretær i forbindelse med deltagelse i distriktskonferanse. I dette tilfelle betales også for ledsager.

·         Det betales for president og visepresident som deltar i innledende samling (PREPETS) og seminar for innkommende presidenter og PETS (President Elect Training Seminar) og visepresidenten ved deltakelse i PETS.

·         Det betales for anmeldte deltagere til distriktssamlingen.

·         Det betales for presidentens, eventuelt også for ledsagers deltagelse i andre klubbers stiftelse eller jubileum. Det samme gjelder andre arrangementer der presidenten er pålagt å møte.

·         I tilfelle deltagelse i en klubbs jubileum, gis et beløp øremerket Rotary Foundation som gave.

·         Vimpel med fot gis, når det passer, til arrangøren ved bedriftsbesøk.

·         Pastpresidentnål gis til utgående president ved presidentskiftet.

·         Skriftlige informasjoner til medlemmene sendes som e-post. Medlemmer som ikke har e-postadresse skal få samme informasjon utdelt på et møte, eller som vanlig post. Muntlige beskjeder som gjelder alle og som gis i et møte må, på annen måte, også tilstilles de medlemmer som ikke er tilstede.

·         Det betales for abonnement på Akers Avis / Groruddalen som presidenten mottar på
sin hjemmeadresse. Innkommende president har ansvaret for å endre
leveringsadresse etter presidentskifte.

 

Presidenten

·         Presidenten leder møtene. Det er viktig at «3-minutter» varer bare 3 minutter. Foredragsholdere skal ha 30 minutter til disposisjon. Foredragsholdere utenfra mottar en standard gave.

·         Presidenten skal legge fram budsjett for sitt rotaryår senest på et klubbmøte i august, der også årets planer presenteres.

·         Presidenten må sørge for at hans/hennes regnskap er klart til endelig behandling så snart som mulig etter at hans/hennes presidentår er ute, senest på det klubbmøtet i august som er nevnt foran.

·         Det er en sentral oppgave for presidenten regelmessig å gi en bred innføring i hva Rotary står for og om hvordan klubben arbeider.

·         Til presidentskiftet utarbeider presidenten en beretning over hva som har skjedd i det forløpne rotaryår. Beretningen leses opp på møtet og settes inn i protokollen.

 

Visepresidenten (innkommende president)

·         Før hvert presidentskifte har visepresidenten ansvar for at utgående styremedlemmer og komitéledere gir de innkommende en grundig innføring i det arbeid som skal gjøres i kommende Rotaryår. Revisor må være til stede når kassererne møtes.

·         Visepresidenten påser at lederne for de klubbaktivitetene som har egne permer overleverer disse til sine respektive etterfølgere. Mappene skal inneholde korrespondanse, referater og rapporter som beskriver vedkommende virksomhet i det forløpne år.

·         Visepresidenten har ansvaret for at komiteer settes sammen i god tid før neste rotaryår. Ved sammensetningen bør man søke å oppnå kontinuitet. Dessuten må det påsees at det innen Kommunikasjonskomiteen er en person som kan fungere som IT-koordinator og at det i Medlemskap -, fest - og kameratskapkomiteen er en person som kan fungere som Reise – og kulturkoordinator..

·         Visepresidenten setter opp plan for kommende år i samarbeid med lederne i komiteene.

·         Visepresidenten innkaller til konstituerende styremøte senest i løpet av mars måned.

·         Visepresidenten fungerer som klubbens eksterne informasjonskontakt. Han sørger bl.a. for at klubbens program og eventuelle månedsbrev blir sendt til guvernør, naboklubber o.a. kfr. IT-funksjonen under Kommunikasjonskomiteen.

·         Visepresidenten er ansvarlig for møteteknisk klargjøring og rydding på klubbmøtene, samt for betryggende oppbevaring og vedlikehold av klubbmøte-gjenstandene.

·         Rotaryskiltet ved inngangsdøren skal være på plass. I de tilfeller ordinære formiddagsmøter ikke avholdes, skal visepresidenten sørge for oppslag og noteringsliste for gjester ved inngangsdøren.

·         Visepresidenten påser at gjester på klubbmøtene blir omgående og hyggelig mottatt, at de blir vist til sine plasser og orientert om bespisning og betaling. Dette er for øvrig samtlige medlemmers ansvar, ikke bare "daghavende".

·         Visepresidenten sørger for at klubbens beholdning av rotarymerker, slips og andre rotaryeffekter, samt vimpler, oppbevares betryggende og at de blir tilbudt medlemmene.

 

Sekretæren

·         Klubbens vedtekter ajourføres en gang pr år, og medlemmene får hvert sitt ajourførte eksemplar ved vesentlige forandringer.

·         Sekretæren utarbeider og holder a jour en liste over hvilke klubber som har avholdt intercitymøter i vårt område de siste årene.

·         Sekretæren holder a jour en liste over enker/enkemenn etter medlemmer.

·         Sekretæren holder a jour en liste over medlemmenes verv gjennom tidene.

·         Sekretæren ajourfører matrikkelen, derunder med innehavere av Paul Harris medaljen (PHF).

·         Sekretæren sørger for at gjester skriver sitt navn i gjesteboken, og at gjestende medlemmer fra andre klubber får med seg et frammøtebevis.

·         Sekretæren har ansvar for klubbens arkiv, og sørger for at dokumenter, fotografier, og annet dokumentsjonsmateriale blir betryggende oppbevart.

 

Kassereren

·         Kassereren fører et enkelt kassadagbokregnskap. Alle innkjøp utgiftsføres i sin helhet i det rotaryår varene er innkjøpt.

·         Per 30. juni settes strek, selv om inntekter og utgifter f eks i forbindelse med presidentskiftet, ikke foreligger i sin helhet. Kassereren bør hver måned være a jour med sin regnskapsførsel og banken være avstemt. Alle inn og utbetalinger bør skje over giro. Revisjon foretas en gang i året.

·         Kasserer bestemmer i samarbeid med president hvordan klubbens midler skal plasseres. Bankrenter for hele kalenderåret godskrives pr 31. desember regnskapet for hver rotaryperiode.

·         Utgiftsbilag på over kr 500.- som ikke er direkte forbundet med en inntektspost skal forelegges presidenten for attestasjon før bokføring.

·         Regnskapsbilagene oppbevares i tre år, deretter kan de makuleres.

 

Revisor

·         Revisor reviderer klubbens regnskaper.

 

Komiteer

Klubben har fem faste komiteer

·         Programkomiteen

·         Komiteen for klubbdrift

·         Medlemskap -, fest-og kameratskapskomiteen

·         Kommunikasjonskomiteen

·         Serviceprosjektkomiteen med Rotaryfondet (The Rotary Foundation (TRF)).

 

Styret kan oppnevne komiteer til å utføre spesielle oppgaver.

Presidenten innkalles til alle komitèmøter og får tilsendt referat.

Komitèlederne utpeker sine stedfortredere.

Komiteene utarbeider arbeidsplan for kommende tjenesteår senest innen utgangen av mai.

 

Programkomiteen

·         Allerede i april må programkomiteen ha sitt første møte, slik at programmet for det første halvår av rotaryåret er klart i god tid, senest ved presidentskiftet. Programmet skal også ha opplysninger om medlemmene m.m.

·         Det komitémedlem som har ansvaret for det enkelte program, avtaler eventuell henting av foredragsholder og får klarlagt hva vedkommende trenger av tekniske hjelpemidler.

·         Programkomiteen må holde god kontakt med andre komiteer, ikke minst med henblikk på deres eventuelle medvirkning med programmer i de enkelte tjenesteområder.

·         Programkomiteen sørger for at nye medlemmer etter en tid, holder et yrkesforedrag. Det første yrkesforedraget skal gi de andre medlemmene en innsikt i vedkommendes yrke og vita.

·         Når programkomiteen mener at det er ønskelig å bli bedre kjent med f.eks, innkommende presidents eller andre klubbmedlemmers synspunkter/ holdninger til rotaryaktiviteter og andre samfunnsspørsmål, bør komiteen spørre vedkommende om han/hun er villig til å holde et foredrag om emne.

·         3-minutter går på omgang mellom medlemmene i klubben i alfabetisk rekkefølge.

 

Komiteen for klubbdrift

·         Komiteen ledes av visepresidenten

·         Komiteen sørger for en effektiv drift av klubbens møter og andre arrangementer og aktiviteter, herunder alt vedrørende møtelokale, utstyr som foredragsholdere trenger og servering på møtene.

·         Komiteen skal sørge for å orientere utleier av klubblokalet om bruk/ikke bruk av møterom så tidlig som mulig.

Medlemskap -, fest - og kameratskapskomiteen

·         Komiteen utarbeider en liste over medlemmenes faddere og holder listen a jour. Minst hvert annet år orienteres på et klubbmøte om fadderes plikter og om medlemmenes bruk av fadderne. Komiteen tar kontakt med styret, når den reagerer på negative utslag i frammøtestatistikken.

·         Komiteen er ansvarlig for opplegg og servering under alle spesielle arrangementer. Av slike er lutefiskaften, juleavslutning og presidentskifte faste årlige arrangementer.

·         Lederen i komiteen er klubbens seremonimester. Seremonimesteren har som oppgave å assistere med klubbens drift.

·         Eventuelle utlodninger er det festkomiteens oppgave å forestå.

·         Et av komiteens medlemmer, Reise – og kulturkoordinatoren, forestår klubbens Reise - og kulturaktivitet. Det er dennes oppgave å legge fram forslag til aktivitet i kommende rotaryår, og å sørge for at de forskjellige gjøremål i forbindelse med den vedtatte aktivitet (reise) blir utført.

 

Kommunikasjonskomiteen

·         Komiteen har som oppgave å fremme Rotarys og klubbens omdømme gjennom aktiv bruk av de tilgjengelige medier. Komiteen skal legge spesiell vekt på å informere om de aktiviteter som foregår i klubben og resultatene av disse for de enkelte medlemmer og samfunnet lokalt, nasjonalt og internasjonalt. Komiteen må i denne forbindelse holde seg godt oppdatert med det som foregår i de andre komiteer og i styret.

·         Generelt er det ikke anledning til å referere fra møtene med henblikk på offentliggjøring gjennom presse e.l. Dersom et program er av slik karakter at komiteen mener det er ønskelig å gi pressereferat, kan komiteen etter samråd med presidenten gi anledning til slikt referat, eventuelt invitere presse. I slike tilfelle skal medlemmene gjøres oppmerksom på at møtet blir referert.

·         Komitélederen har det overordnede ansvaret for klubbens IT – funksjon.

·         IT – funksjonen skal sørge for at klubben har et medlemsnettverk som muliggjør at mest mulig av den interne kommunikasjon kan gå som e-post (jfr. Retningslinjer for e-post).

·         IT – funksjonen skal sørge for at klubben har en hjemmeside på Internett som kan informere medlemmer og andre om de mest aktuelle forhold i klubben, slik som møtetid og sted, program, styrets og komiteenes sammensetning og oversikt over medlemmer.

·         Komiteen skal sørge for at klubbens hjemmeside blir holdt à jour og utnyttet så godt som mulig i klubbens og Rotarys tjeneste.

·         Det av komiteens medlemmer som er utsett som IT – koordinator har til oppgave å sørge for vedlikehold og oppdatering av hjemmeside, holde e-postadressene i medlemsnettverket oppdatert, sørge for at listen over de mest aktuelle kontakter, slik som naboklubber og forskjellige organisasjonsledd i Rotary er oppdatert med webadresser (linker), og sørge for koordinering med distriktets IT – ansvarlige. Vedkommende skal videre sikre at medlemmene kan bruke klubbens IT-kommunikasjon.

·         Dersom klubben vedtar å utgi månedsbrev er det komiteens oppgave å lage et slikt. Hvert medlem får ett eksemplar av brevet. Dessuten sendes månedsbrevene til distriktsguvernøren og redaktøren av guvernørens månedsbrev, redaktøren av Rotary Norden, naboklubbene og ellers andre interessante målgrupper. Kfr. visepresidentens oppgaver.

·         Komiteen sørger for blomster til dem i klubbens nærområde som skal ha hilsen til jul.

 

Serviceprosjektkomiteen med Rotaryfondet (The Rotary Foundation (TRF))

·         Komiteen er ansvarlig for koordinering og oppfølging/rapportering av igangsatte prosjekter i nærmiljøet.

·         Komiteen koordinerer klubbdeltakelse og oppfølging av nasjonale og internasjonale prosjekter.

·         Komiteen er ansvarlig for at yrkesetikk med utgangspunkt i spørsmålsprøven blir diskutert i klubben i ethvert fall hvert annet år.

·         Komiteen er ansvarlig for eventuelt engasjement i Handicamp

·         Når det er tid for å utlyse stipendier eller utvekslinger, gir komiteen de nødvendige opplysninger på et klubbmøte.

·         Komiteen informerer Styret til riktig tid om kandidater til RYLA (Rotary Youth Leadership Award)

·         Komiteen utpeker en kontaktperson til Rotaryfondet (The Rotary Foundation (TRF)).

·         I løpet av rotaryåret sørger komiteen for at det blir gitt en orientering på et klubbmøte om Rotaryfondet og samtlige aktiviteter fondet står for.

·         Komiteen utpeker en ungdomsutvekslingskontakt som er klubbens kontakt med Rotarys internasjonale ungdomsutveksling

 

Valgkomiteen

·         Valgkomiteen består av fungerende president og de to foregående presidenter med den som har høyest ansiennitet som leder

·         Komiteen bør ha god kontakt med visepresidenten (innkommende president).

·         Det er fungerende presidents ansvar å innkalle til første møte. Det første bør finne sted i god tid før valget skal foregå, senest 15. oktober.

¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤¤

RETNINGSLINJER

for

seremonier

Medlemskapskomiteen (komiteens ledere er i henhold til våre retningslinjer klubbens seremonimester) har drøftet seremoniene ved opptak av nye medlemmer, presidentskifte og julemøtet  og kommet fram til at det bør nedfelles retningslinjer for gjennomføringen av disse arrangementene basert på klubbens tradisjoner, vedtekter og retningslinjer.

Opptak av nye medlemmer

Bakgrunn

Framgangsmåten for valg av nye medlemmer er beskrevet i klubbens vedtekter Artikkel XI. Den slutter slik: ”Medlemmet skal bli introdusert som et nytt medlem på et regulært klubbmøte.”

I retningslinjene heter det om nye medlemmer og faddere:

” • Opptak av nye medlemmer ledes av presidenten. Opptaksseremonien skal ha en verdig ramme og bidra til at nye medlemmer føler seg vel i klubben. Det medlem som har vært forslagstiller, fadderen, skal gi en kort presentasjon av det nye medlemmet. Etter samråd med presidenten kan denne gi denne presentasjonen.

• Fadderne har en spesiell plikt til å innføre vedkommende nye medlem i Rotarys arbeid og i klubbens virksomhet. Herunder er det særlig viktig å gjøre vedkommende kjent med de øvrige medlemmene. Disse skal, på sin side, bidra til at nye medlemmer føler seg hjemme i klubben.”

 

Den ”verdige rammen” skal etter komiteens bestemmelse bestå av (seremonimesteren sørger for at president, fadder og det nye medlem kjenner og følger opplegget):

Generelt: Alle bærer rotarymerke og presidenten kjede i tillegg.

1.      Presidenten ber fadder og det nye medlem komme fram til presidentplassen

2.      Alle reiser seg

3.      Presidenten refererer til det valg som har foregått om at vedkommende er innvalgt som medlem og ber fadderen om å gi en kort presentasjon av det nye medlemmet

4.      Fadderen presenterer medlemmet

5.      Presidenten holder en kort velkomsttale, minner om Rotarys formål og de fire målsettinger, og refererer firespørsmålsprøven

6.      Presidenten mottar fra fadderen et jakkemerke og fester dette på medlemmets jakke

7.      Presidenten overleverer til medlemmet et eksemplar av Rotarys årbok, klubbens Vedtekter og Retningslinjer og en fortegnelse over medlemmene med bilder.

8.      Alle setter seg

9.      Det nye medlem gis anledning til å si noen ord om sin begrunnelse for å gå inn i Rotary og takke for opptaket

 

Presidentskifte

Bakgrunn:

I vedtektenes Artikkel VII heter det:

”Lederne for alle komiteer skal avgi en skriftlig beretning om den virksomhet som har foregått i året.

For alle faste komiteer skal det være en egen mappe/perm som skal inneholde en kopi av årsberetningen, referater fra møter og ellers alle de dokumenter som naturlig skal oppbevares for ettertiden. Det er vedkommende leders ansvar å holde mappen a jour og overlevere den til etterfølgeren ved rotaryårets slutt.”

I retningslinjene heter det:

”Til presidentskiftet utarbeider presidenten en beretning over hva som har skjedd i det forløpne rotaryår. Beretningen leses opp på møtet og settes inn i protokollen.”

 

Komiteen har laget følgende opplegg for gjennomføring av presidentskifte:

Generelt: Alle bærer rotarymerke og presidenten kjede i tillegg.

1.      Det serveres velkomstdrink

2.      Alle finner plass ved bordet og setter seg

3.      Lederen av medlemskapskomiteen ønsker velkommen og gir ordet til presidenten

4.      Presidenten leser opp beretningen fra sitt år som president

5.      Alle reiser seg

6.      Komitelederen løfter kjedet av presidenten og legger det tilside, deretter fester han/hun pastpresidentmerket på den avgåtte presidents jakke

7.      Komitelederen takker på vegne av medlemmene for det året som er gått og overrekker blomster

8.       Avgått president kaller den påtroppende president opp, setter kjedet på vedkommende og ønsker lykke til med arbeidet for klubben det kommende år

9.      Den nye president takker for tilliten

10.  Alle setter seg

11.  Det serveres et festmåltid

12.  Under måltidet holder den nye presidenten sin tiltredelsestale

13.  Til avslutning holdes takk for maten tale av en som komitelederen har utpekt

 

Julemøte

Bakgrunn:

Det har vært praktisert en enkel seremoni ved avviklingen av julemøtet i klubben gjennom mange år.

Komiteen har understreket at dette opplegget skal følges:

1.      Presidenten ønsker velkommen

2.      Det serveres en juletallerken og alkoholfritt øl

3.      Presidenten, eller en han/hun utpeker, leser juleevangeliet

4.      Deretter serveres kaker og kaffe

5.      Hyggelig samvær fortsetter

6.      Julehilsen fra presidenten

7.      Avslutningsvis synges ”Deilig er jorden”